Si vous êtes le travailleur qui passe la majeure partie de sa journée assis devant un écran d’ordinateur dans un bureau, votre espace dans son ensemble devrait vous aider à être aussi productif que possible. L’espace mal aménagé de votre travail affecte votre façon de travailler de manière négative. Cependant, un bureau bien organisé a d’énormes avantages.
En premier lieu, il procure un sentiment de contrôle et de compétence, ce qui conduit à des niveaux de productivité plus élevés. Deuxièmement, le fait même qu’il soit organisé interdit les distractions. Votre bureau bien aménagé peut absorber le découragement et mieux viser le succès.
Purger votre espace de travail
Se trouver dans un environnement encombré, désordonné ou distrayant va vous décourager. Donc, si vous êtes prêt à commencer, les conseils suivants vous aideront à transformer votre bureau en un espace de travail efficace. Nettoyez votre bureau ! Selon l’état de votre bureau, la purge peut durer de quelques heures à une journée entière.
Désencombrez, videz, déchiquetez, débarrassez-vous de tout ce dont vous n’avez pas besoin. Qu’est-ce qui n’est pas utilisé depuis un moment? Envoyez-le en réparation ou jetez-le. Cela vaut pour les meubles, l’équipement, les fournitures, etc. Ne pas oublier les bibelots, les plantes (réelles ou artificielles) et les objets de décorations. Puis, rassemblez tous les éléments qui ne sont pas à leur place et arrangez-les correctement.
Evitez l’encombrement sur votre bureau
La plupart des gens trouvent qu’ils sont plus productifs lorsqu’ils travaillent sur un bureau sans encombrement. D’autres personnes, principalement des créatifs, prospèrent dans un décor désordonné. Si vous avez un penchant pour la créativité et un amour secret pour le chaos, alors faites ce qui vous convient. Certains entrepreneurs, dont Tony Hsieh célèbre, aiment un bureau désordonné.
Pour les moins inspirés d’entre nous, un bureau propre est la meilleure option. Placez deux bacs à documents sur votre bureau pour arranger les papiers. Le système fonctionne comme ceci:
- Plateau 1 pour les nouveaux documents
- Plateau 2 pour les documents non lus ou non ouverts et que vous devez traiter.
Ensuite, consacrez un endroit hors de vue pour les objets personnels. Vous avez besoin d’un endroit discret pour mettre son iPhone, chargeurs, écouteurs, appareil photo, lunettes de soleil et porte-monnaie. Un tiroir de bureau est l’endroit idéal.
Évitez aussi la tentation de garder votre agrafeuse mignonne, votre distributeur de ruban à la mode, et votre adorable trombone sur le dessus de votre bureau. Pour la plupart, ces fournitures doivent être stockées dans un endroit organisé et accessible comme un tiroir.
Créer un espace catch-it dans un coin du bureau
Chaque bureau a besoin d’un endroit pour aspirer les objets indésirables. Un espace catch-it devrait être mis en place dans la zone la plus évidente de votre bureau. Si vous avez une porte, créez votre espace catch-it à droite de la porte. Si vous êtes dans une cabine, créez un espace quelque part près de l’entrée. Un espace catch-it devrait avoir:
- un plateau pour les documents
- une étagère, des crochets ou une boîte dans laquelle placer des articles importants
- une poubelle.
Votre espace catch-it vous aide à garder votre bureau propre avec peu d’effort.
Créer deux zones dans votre espace de travail
Vous devriez aborder l’organisation du bureau avec cette perspective à deux zones.
Zone 1: Travail informatique. C’est votre bureau traditionnel. Vous passez le plus de votre temps ici, à utiliser votre ordinateur.
Zone 2: Travail manuel. C’est là un autre espace débarrassé des moniteurs, des câbles et des chargeurs. C’est là que vous allez quand vous feuilletez des documents, utilisez votre iPad, signez des documents, numérisez des documents ou tamponnez des enveloppes…